Gefälschte Mails vom Finanzamt oder der Bank: So erkennen Sie Betrug

Eine Mail mit Behördenlogo, eine angebliche Gutschrift Ihrer Bank, eine Rechnung mit neuer Bankverbindung: Solche Nachrichten landen derzeit täglich in den Postfächern von Unternehmen, Praxen und Vereinen – auch hier in Nordhessen. Das Ziel der Täter ist immer gleich: Sie sollen Geld überweisen, Zugangsdaten eingeben oder einen Anhang öffnen. In meiner täglichen Arbeit sehe ich, dass nicht fehlende Technik, sondern Zeitdruck und Routine die größten Einfallstore sind.

Zwei aktuelle Beispiele

Angebliche Post vom Bundeszentralamt für Steuern

Am 23. Oktober 2026 hat das Landeskriminalamt Nordrhein-Westfalen vor gefälschten Mails im Namen des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt) gewarnt und dazu mehr als 570 vollendete und versuchte Betrugstaten gemeldet. Die Mails tragen Namen und Logo der Behörde, fordern Geld oder sensible Daten und drohen teilweise mit einer Pfändung.

Die „Rückzahlung“ der Sparkasse über 106,99 Euro

Anfang Oktober 2026 hat die Verbraucherzentrale eine Phishing-Mail in ihr Phishing-Radar aufgenommen, die Sparkassenkunden eine Erstattung von angeblich zu Unrecht abgebuchten Kontoführungsgebühren verspricht. Um das Geld zu bekommen, soll man die Rückzahlung über ein angeblich sicheres Kundenportal bestätigen – erreichbar über einen Link in der Mail. Tatsächlich landen dort Ihre Online-Banking-Zugangsdaten bei den Tätern.

Der Trick ist geschickt: Viele ärgern sich ohnehin über Kontogebühren, eine Erstattung wirkt deshalb glaubwürdig. Beide Beispiele zeigen, dass eine professionell gestaltete Mail noch lange kein Beweis für ihre Echtheit ist.

Fünf Warnsignale, bei denen Sie stoppen sollten

1. Unerwartete Rechnung oder Gutschrift: Sie kennen den Vorgang nicht – oder Ihnen wird plötzlich Geld versprochen.
2. Neue Bankverbindung: Ein Geschäftspartner teilt per Mail eine geänderte IBAN mit.
3. Zeitdruck: Es drohen Mahngebühren, Kontosperrung oder Pfändung, wenn Sie nicht sofort handeln.
4. Link oder Anhang mit Dateneingabe: Sie sollen sich über einen Link anmelden, etwas „bestätigen“ oder eine Datei öffnen.
5. Absender, der fast stimmt: Die Adresse wirkt offiziell, weicht aber in einem Buchstaben oder in der Endung vom Original ab. Auch eine allgemeine Anrede wie „Sehr geehrte Kundin, sehr geehrter Kunde“ ist ein Hinweis.

Schon ein einziges dieser Signale reicht, um die Mail erst einmal liegen zu lassen und in Ruhe zu prüfen.

Meine Praxistipps für Büro und Praxis

• Nie allein auf Grund einer Mail überweisen. Neue Bankverbindungen und ungewöhnliche Zahlungsaufforderungen prüfen Sie immer über einen Kontaktweg, den Sie schon kennen – zum Beispiel die Telefonnummer aus Ihren Unterlagen, nicht aus der Mail.
• Portale direkt aufrufen. ELSTER, Online-Banking oder Kundenportale öffnen Sie über die gespeicherte Adresse oder die App – nie über einen Link aus einer Nachricht.
• Vier-Augen-Prinzip bei Zahlungen. Legen Sie fest, dass IBAN-Änderungen und größere Überweisungen immer von einer zweiten Person freigegeben werden.
• Zwei-Faktor-Anmeldung einschalten. Für E-Mail, Banking und wichtige Online-Dienste. Ein gestohlenes Passwort allein reicht dann nicht mehr.
• Im Team darüber sprechen. Zeigen Sie Ihren Mitarbeitenden aktuelle Beispiele. Wer eine Masche einmal gesehen hat, fällt seltener darauf herein.
• Im Zweifel fragen. Ein kurzer Anruf bei Ihrer IT-Betreuung kostet zwei Minuten – ein Schaden oft Tage und viel Geld.

Zusätzlicher Schutz: Gefährliche Seiten blockieren, bevor sie laden

Aufmerksamkeit ist der wichtigste Schutz – aber auch aufmerksame Menschen klicken im Stress einmal daneben. Deshalb lohnt sich eine technische Sicherheitsebene, die bekannte Betrugs- und Schadseiten automatisch blockiert. Fachlich heißt das DNS- oder Webfilter.

Das Prinzip ist einfach: Bevor Ihr Computer oder Smartphone eine Internetseite aufruft, wird geprüft, ob die Adresse als gefährlich bekannt ist. Ist das der Fall, wird die Verbindung gar nicht erst aufgebaut. Die gefälschte Login-Seite aus der Phishing-Mail erscheint dann nicht. Auch Verbindungen zu bekannten Schadsoftware-Servern lassen sich so unterbinden.

Wichtig ist mir dabei Ehrlichkeit: Ein solcher Filter ist eine zusätzliche Schutzschicht. Ganz neue Betrugsseiten erkennt er nicht immer. Er ersetzt weder die Prüfung von Rechnungen noch aktuelle Updates, sichere Passwörter oder ein funktionierendes Backup.

Für diesen Zusatzschutz arbeite ich mit der LaGaVa GmbH aus Frankfurt zusammen. Ich habe die Lösung selbst getestet und war vom Ergebnis überzeugt. Sie eignet sich besonders für Betriebe, die mit sensiblen Daten, vielen Rechnungen oder vielen Nutzern arbeiten – zum Beispiel:

• Arzt- und Therapiepraxen wie Podologie oder Physiotherapie: Patientendaten sind für Kriminelle besonders wertvoll.
• Schulen: Neben gefährlichen Seiten lassen sich auch Inhalte sperren, die für Kinder und Jugendliche nicht geeignet sind.
• Fahrschulen: Hier laufen täglich Anmeldungen, Kundendaten und Zahlungen über Mail und Internet.
• Handwerks- und Technikbetriebe: Viele Rechnungen und Bestellungen per Mail machen Rechnungsbetrug zu einem echten Risiko.
• Ingenieur- und Planungsbüros: Projektdaten und Pläne sollten nicht in falsche Hände geraten.

Die Einrichtung und Betreuung übernehme ich für Sie vor Ort.

Schon geklickt? Das tun Sie jetzt

1. Ruhe bewahren und nichts mehr eingeben. Fenster schließen, keine weiteren Daten bestätigen.
2. Bank sofort informieren, wenn Sie Banking-Daten eingegeben haben. Ihre Bank oder der Sperr-Notruf 116 116 hilft beim Sperren.
3. Passwörter ändern – von einem anderen, sauberen Gerät aus. Zuerst das betroffene Konto, dann alle, die dasselbe Passwort nutzen.
4. Gerät vom Netz trennen, wenn Sie einen Anhang geöffnet haben, und Ihre IT-Betreuung anrufen.
5. Anzeige erstatten bei finanziellem Schaden – das geht auch online über die Onlinewache der Polizei Hessen.

Checkliste: Ist Ihr Betrieb vorbereitet?

• Ist festgelegt, wer neue Bankverbindungen prüft und Überweisungen freigibt?
• Ist die Zwei-Faktor-Anmeldung für E-Mail und Banking aktiv?
• Kennen alle im Team die aktuellen Maschen und die fünf Warnsignale?
• Werden Portale nur über Lesezeichen oder App geöffnet?
• Gibt es einen technischen Webfilter für alle Geräte?
• Liegen die Notfallnummern von Bank und IT-Betreuung griffbereit?

Wenn Sie bei einem Punkt zögern, ist das ein guter Anlass, ihn diese Woche anzugehen.

Fazit: Lieber vorbeugen als Schaden beheben

Betrüger nutzen Vertrauen, Routine und Zeitdruck aus – ob mit gefälschten Steuerbescheiden, manipulierten Rechnungen oder angeblichen Gutschriften. Wer die Warnsignale kennt, klare Abläufe für Zahlungen hat und zusätzlich technisch vorsorgt, senkt das Risiko deutlich.

Sie möchten wissen, wie gut Ihr Unternehmen oder Ihre Praxis geschützt ist? Ich schaue mir Ihre Situation gerne an und zeige Ihnen, welche Maßnahmen sich für Sie lohnen.

Svetlana Schlee IT-Schlee – IT-Service & IT-Beratung, Edermünde