RATGEBER · KI FÜR UNTERNEHMEN
ChatGPT im Betrieb: Welche Daten dürfen rein?
Kundendaten, Angebote, Personalakten: Was dürfen Mitarbeitende in ChatGPT & Co. eingeben – und was nicht? Eine einfache Ampel-Regel für kleine Unternehmen.
In vielen Betrieben ist es längst Alltag: Eine Mitarbeiterin lässt sich von ChatGPT eine E-Mail formulieren, ein Kollege fasst ein langes Angebot zusammen. Das spart Zeit. Die wenigsten fragen sich dabei aber, wohin die eingegebenen Daten eigentlich gehen. Mit einer einfachen Regel kann Ihr Team KI-Werkzeuge sicher nutzen, ohne Datenschutz oder Geschäftsgeheimnisse zu gefährden.
Kurz gesagt – für alle, die nur überfliegen
- Grün: Allgemeine Fragen und Texte ohne Namen oder Firmendaten – unbedenklich.
- Gelb: Interne Dokumente ohne Personenbezug – nur mit freigegebenem Business-Werkzeug.
- Rot: Kunden- und Personaldaten, Gesundheitsdaten, Passwörter, vertrauliche Kalkulationen – gehören nicht in KI-Dienste.
Warum das Thema wichtig ist
Wenn Sie einen Text in ChatGPT, Gemini oder ein ähnliches Werkzeug eingeben, wird er an die Server des Anbieters übertragen und dort verarbeitet. Bei den kostenlosen und privaten Versionen vieler Dienste können Ihre Eingaben außerdem genutzt werden, um die KI weiter zu trainieren – sofern das nicht in den Einstellungen abgeschaltet ist.
Für Ihren Betrieb heißt das:
- Personenbezogene Daten von Kunden oder Mitarbeitenden fallen unter die DSGVO. Wer sie ohne Rechtsgrundlage an einen KI-Dienst weitergibt, riskiert einen Datenschutzverstoß.
- Geschäftsgeheimnisse wie Kalkulationen, Angebote oder interne Strategien verlassen Ihr Unternehmen und liegen bei einem fremden Anbieter.
Die Ampel-Regel für Ihr Team
Grün: Unbedenklich
- Allgemeine Fragen und Recherche („Wie formuliere ich eine freundliche Zahlungserinnerung?“)
- Texte ohne Namen, Adressen oder Zahlen aus Ihrem Betrieb
- Öffentlich verfügbare Informationen, z. B. Texte von Ihrer eigenen Website
- Entwürfe, in die Sie die echten Daten erst danach selbst einsetzen
Gelb: Nur mit freigegebenem Business-Werkzeug
- Interne Dokumente ohne Personenbezug, z. B. Arbeitsanweisungen
- Angebots- oder Vertragsvorlagen ohne Kundendaten
- Zusammenfassungen von Besprechungen ohne Namen
Für diese Daten sollten Sie eine geschäftliche Version eines KI-Dienstes nutzen. Bei solchen Versionen werden Eingaben in der Regel nicht zum Training verwendet, und der Anbieter bietet einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) an. Prüfen Sie die Bedingungen vor dem Einsatz.
Rot: Gehört nicht in KI-Dienste
- Namen, Adressen, Telefonnummern oder E-Mail-Adressen von Kunden
- Personalakten, Gehälter, Krankmeldungen
- Gesundheitsdaten, z. B. in Praxen oder bei Mitarbeitenden
- Passwörter, Zugangsdaten, Kontonummern
- Vertrauliche Kalkulationen und Verträge mit echten Konditionen
Praxistipp: Erst anonymisieren, dann fragen
Oft geht es auch ohne echte Daten. Statt „Schreib eine Antwort an Herrn Müller, Hauptstraße 5, wegen der offenen Rechnung über 1.240 €“ geben Sie ein:
„Schreib eine freundliche Antwort an einen Kunden wegen einer offenen Rechnung. Ton: höflich, aber bestimmt.“
Name und Betrag setzen Sie danach selbst ein. Das Ergebnis ist genauso gut – und keine Kundendaten haben Ihren Betrieb verlassen.
Drei Schritte für Ihren Betrieb
- Werkzeuge festlegen: Entscheiden Sie, welche KI-Dienste im Betrieb erlaubt sind – nach Möglichkeit Business-Versionen.
- Regeln aufschreiben: Eine kurze KI-Richtlinie auf einer Seite, mit der Ampel, reicht für den Anfang völlig aus.
- Team schulen: Regeln wirken nur, wenn alle sie kennen. Schon eine kurze Schulung verhindert die meisten Fehler.
Fazit
KI-Werkzeuge sind eine echte Hilfe im Arbeitsalltag – wenn klar ist, welche Daten hineingehören und welche nicht. Mit einer einfachen Ampel-Regel, einem passenden Werkzeug und einer kurzen Einweisung ist Ihr Betrieb auf der sicheren Seite.
Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung. Bei konkreten Datenschutzfragen wenden Sie sich an Ihren Datenschutzbeauftragten.
Svetlana Schlee, IT-Schlee – IT-Service & IT-Beratung, Edermünde
Häufige Fragen zu KI und Datenschutz im Betrieb
Darf ich ChatGPT im Betrieb überhaupt nutzen?
Ja. Entscheidend ist, welche Daten Sie eingeben. Allgemeine Fragen und Texte ohne Personenbezug sind unproblematisch. Kundendaten, Personaldaten und Geschäftsgeheimnisse gehören nicht in kostenlose oder private KI-Zugänge.
Was ist der Unterschied zwischen kostenlosen und geschäftlichen KI-Versionen?
Bei kostenlosen und privaten Versionen können Eingaben je nach Anbieter und Einstellung zum Training der KI genutzt werden. Geschäftliche Versionen schließen das in der Regel aus und bieten einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) an. Prüfen Sie die Bedingungen des jeweiligen Anbieters vor dem Einsatz.
Brauche ich eine KI-Richtlinie für mein Team?
Eine kurze schriftliche Regel ist sehr zu empfehlen. Schon eine Seite mit erlaubten Werkzeugen und der Ampel-Regel aus diesem Beitrag verhindert die meisten Fehler im Alltag.
Wie sieht das in Ihrem Betrieb aus?
Im kostenlosen Kennenlerngespräch (15 Minuten) klären wir, ob und wie wir Ihnen helfen können. Oder Sie kommen zum kostenlosen KI-Infoabend am 20. November 2026 in Kassel.
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